Le projet : démarche à vocation unique, démarche temporaire

La compétence « conduite de projet » se développe fortement dans l’univers de la formation amplifiée par la complexité grandissante des activités (confère le premier article de cette série). 

Mais, finalement qu’est-ce qu’un projet ? Selon le PMI (Project Management Institut), c’est « un effort temporaire entrepris pour créer un produit, service ou résultat unique » dont les diverses dimensions caractérisent le niveau de complexité : l’expression d’un nouveau besoin (un jeu d’exigences), des objectifs spécifiques (une visée), des dates de début et de fin (une planification), un budget et des ressources (des moyens), des parties prenantes variées (incluant un sponsor), des risques et des opportunités (et au-delà un jeu d’incertitudes). 

Démarche à vocation unique, qui en fait, pour le chef de projet (junior en particulier…) l’attrait (sentiment de produire quelque chose d’unique) et la crainte (terra incognita). Démarche temporaire : sensibilité au rythme, à la cadence du projet ; capacité des parties prenantes à délivrer juste à temps… (source de stress pour le chef projet) !

Le « mode projet » ou les cinq territoires d’un voyage inédit

L’image qui nous vient : celle d’un projet-voyage aux multiples facettes, palpitant, mettant au défi ses acteurs (les voyageurs). Les grandes phases d’un projet (démarrage, planification, exécution, pilotage et contrôle, clôture) correspondraient à autant de territoires que nous allons parcourir.

Le démarrage : « terre de découvertes » offrant un vaste champ d’opportunités encore ouvertes (menace : divergence) avant que le cadrage et la formalisation du projet ne viennent le réduire (convergence), par la mise en œuvre d’une activité cruciale de tri pour donner corps à l’idée initiale (éventuellement affinée pendant la découverte) ! Qu’on se souvienne des séances de créativité à base de Post-it, d’abord euphoriques puis, quand elles ne débouchent sur rien, terriblement frustrantes ! 

La planification : incursion en « terre domptée » dans l’idée de charpenter le projet : les bâtisseurs sont à l’œuvre. Air du temps oblige : l’agilité a beau vouloir concurrencer le traditionnel cycle en « V » du mode projet (une question pour notre troisième volet), construire et structurer son projet reste indispensable !

L’exécution : entrée en « terre de défis », car il s’agit à présent d’affronter valablement les difficultés, aléas, problèmes de tous ordres qui ne cessent d’assaillir le projet. Combien de chefs de projet se sont usés dans ce qui tient d’un véritable marais ! Pour garder bon moral, on peut s’appuyer sur une formule éprouvée : « il n’y a pas de problème, il n’y a que des solutions » !

Le pilotage et le contrôle : ils empruntent à une « terre vivante » où, le plus souvent, les choses tourneront autrement qu’on l’avait imaginé ! Le projet n’est un long fleuve tranquille ; son cours est capricieux, soumis à un climat et une géographie changeante. Le bon chef de projet doit anticiper (pilotage) et être proactif, il doit réagir très rapidement (contrôle).

La clôture : osons la qualification de « terre d’éternité », dans la mesure où la clôture met un terme au projet dont elle renonce parfois, c’est dommage, à faire le bilan. Tous les chefs de projet ont connu ce moment de solitude : je reste seul à bord d’un véhicule (le projet) déserté par les équipiers, partis pour d'autres projets-voyage, alors que le projet clôturé requiert encore un peu d'attention !

Quelques principes d’action pour réussir son projet de transformation

Dans la série de leçons sur la stratégie digital learning données en 2017, ici même, par Jean-Roch Houllier, il était déjà question de la gestion de projet. Appliquées à un projet de transformation de la formation, quatre leçons semblent particulièrement fécondes :

• Le respect de l’existant : commencez par dresser un état des lieux de l’existant et « connectez » votre projet au contexte de l’entreprise (un livre ne suffirait pas recenser les échecs des projets de transformation hors sol x hors contexte).
• La vision : « pour quoi ? » et « quoi ? » précède « comment » : définissez vision, stratégie et plan d’actions du projet associés à un cadrage précis du besoin. Ne vous laissez pas embarquer immédiatement dans le « comment » (façon, par exemple, de résister à l’achat d’une solution logicielle survendue par son éditeur).
• La politique des petits pas : apprendre à marcher ? Un pas devant l’autre, et recommencer… Misez ainsi sur la progressivité, procédez par étapes : « changer n’est pas transformer », ce principe oppose valablement une transformation progressive et durable à un changement de surface (souvent tentant dans l’effervescence des solutions digitales disponibles sur le marché).
• L’esprit critique, boussole de votre quotidien : développez enfin votre esprit critique en toute situation (par exemple, lorsqu’il s’agit de challenger un fournisseur et sa solution en allant au-delà d'une démonstration produit séduisante).

À suivre…

Prochain et dernier volet : mise en perspective du cycle en « V » et de l’agilité au cœur du déploiement des projets de transformation dans le domaine de la formation.